始末 書 と 顛末 書 の 違い、あなたは説明できますか？

「始末書」と「顛末書」、どちらも何か問題が起きた時に書く書類ですが、実はその目的や書き方に大きな違いがあります。「始末書と顛末書の違い」をしっかり理解しておかないと、いざという時に困ってしまうかもしれません。今回は、この二つの書類の違いを分かりやすく解説していきます。

「始末書」ってどんなもの？

「始末書」は、自分のミスや不注意によって会社に損害を与えてしまった場合などに、「深く反省し、二度と同じ過ちを繰り返さない」という意思表示をするために書く書類です。どちらかというと、 自分の非を認め、謝罪の気持ちを伝えることが最も重要視されます。

• 目的

  • 自身の過失を認め、反省の意を示す。
  • 再発防止策を誓約する。
  • 会社への損害に対する責任を果たす。

• 誰が書く？

  原則として、ミスや不始末を起こした本人が書きます。

• 書くタイミング

  社内規定で定められている場合や、上司から指示された場合に書くことが多いです。

「顛末書」とは？ - 事実をありのままに

一方、「顛末書」は、起きてしまった出来事の「経緯（いきさつ）」を、客観的かつ詳細に報告するための書類です。誰かのミスを責めるためではなく、 何が、いつ、どこで、どのように起こり、その結果どうなったのか、といった事実関係を正確に伝えることが目的です。

例えば、事故やトラブルが発生した場合、その原因究明や今後の対策を立てるために、関係者や状況を正確に把握する必要があります。そのための情報源となるのが顛末書なのです。

「始末書」と「顛末書」の決定的な違い

「始末書」と「顛末書」の最も大きな違いは、その「目的」にあります。始末書は「反省と謝罪」、顛末書は「事実の報告」が主軸となります。どちらの書類が必要かは、どのような状況で、何を伝えたいのかによって変わってきます。

「始末書」の書き方のポイント

始末書を書く際は、まず自分の非を素直に認め、誠意ある言葉で反省の意を伝えることが大切です。「～の不注意により、～のような損害を与えてしまいました。大変申し訳ございません。」といったように、具体的に何が悪かったのかを明確にしましょう。

1. 具体的な反省の記述

   「深く反省しております」だけでなく、「〇〇という行動が原因で、△△という結果を招きました。この点について、自身の認識の甘さを痛感しております。」のように、具体的に反省している点を記述します。

2. 再発防止策の提示

   二度と同じ過ちを繰り返さないための具体的な対策を提示します。「今後は、〇〇を徹底し、△△のようなチェック体制を導入します。」など、実行可能な内容を具体的に書きましょう。

3. 謝罪の言葉

   誠意を込めて謝罪の言葉を述べます。簡潔ながらも、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

「顛末書」の書き方のポイント

顛末書は、客観性と正確性が命です。感情的な言葉は避け、事実を淡々と、しかし分かりやすく記述する必要があります。時間軸に沿って、出来事を順序立てて説明すると、相手も理解しやすくなります。

以下のような構成で書くと、より分かりやすい顛末書になります。

• 発生日時・場所

  いつ、どこで、何が起こったのかを明確に記載します。

• 関係者

  その出来事に関わった人物や部署を記載します。

• 事象の経過

  起きた出来事を、時間順に具体的に記述します。必要であれば、写真や図などを添付することも有効です。

• 結果・影響

  その出来事によって、どのような結果になったのか、どのような影響が出たのかを客観的に記述します。

「始末書」と「顛末書」を比較してみよう

改めて、二つの書類の主な違いを比較してみましょう。

このように、目的と重視される点が大きく異なります。どちらも会社にとって大切な書類ですが、その役割は明確に分かれています。

「始末書」が求められるケース

「始末書」が求められるのは、一般的に個人の明らかなミスや不正行為によって、会社に損害や信用の失墜を招いた場合です。例えば、以下のようなケースが考えられます。

• 遅刻・欠勤の常習化

  度重なる無断欠勤や遅刻など、勤務態度に問題がある場合。

• 情報漏洩・機密情報の持ち出し

  会社の重要な情報を外部に漏らしたり、不正に持ち出したりした場合。

• 社内規定違反

  社内規定に反する行為（ハラスメント、不正行為など）を行った場合。

• 業務上の重大なミス

  個人のミスにより、会社に大きな金銭的損害や業務の遅延などを発生させた場合。

これらのケースでは、単に事実を報告するだけでなく、本人が自身の行為を深く反省し、再発防止に努める姿勢を示すことが求められます。

「顛末書」が求められるケース

一方、「顛末書」は、予期せぬトラブルや事故、あるいは複数の要因が絡み合った出来事など、その経緯を正確に把握する必要がある場合に作成されます。個人の責任を問うことだけが目的ではなく、組織として今後の対策を検討するために不可欠な情報を提供します。

例えば、以下のようなケースが考えられます。

1. 事故・災害の発生

   工場での事故、自然災害による被害など、発生した状況と被害状況の報告。

2. 顧客からのクレーム対応

   重大なクレームが発生した場合、その原因や対応の経緯を報告。

3. システム障害・ITトラブル

   システムダウンやデータ消失など、発生原因や復旧までの経過報告。

4. 社外とのトラブル

   取引先との契約不履行や、外部との予期せぬ問題が発生した場合。

これらのケースでは、関係部署や関係者間で情報を共有し、事実に基づいた迅速な対応をとることが重要となります。

「始末書」と「顛末書」の違い、いかがでしたでしょうか？ どちらも会社で起こりうる様々な状況に対応するために必要な書類ですが、その目的と役割は大きく異なります。この違いを理解し、適切な場面で適切な書類を作成できるようになりましょう。